2016年

1月

24日

効率を上げて時間を作る

以前、「すぐ!すぐ!すぐ!今!今!今!」というタイトルの記事で、優先順位の高い仕事のみならず低い仕事も、時間を作ってしなければ、「積羽 舟を沈む」と同じで、後回しにした優先順位の低い仕事が、いつの間にか積もって大きな事態になり、会社を沈めてしまう可能性だってある・・・というような事を書いたが、

今回は、効率を上げて時間を作る方法について書いてみたい。

 

1、   完璧を目指すと踏み出せなくなる。まずはスタートを切ること

スタートを切るというのは、誰でも腰が重たいものである。

最初のスタート時点から完璧を目指そうとすると、ますます億劫になったり心配になったりして足が踏み出せなくなる。

なかなか思う通りにならないのが仕事である。

必要と状況に応じて軌道修正を繰り返しながら完璧を目指せば良いのだから、大筋が決まったら、先の先の子細をアレコレ考えるよりもスタートしてしまった方が勢いに乗って調子が出て来るものである。

 

2、ヤル気が起きない時は、まず簡単な短時間で出来る仕事から始めてみる

難しい時間のかかることから始めようと思うと、スタートを切ることさえ嫌になる。

難しい時間のかかることは、もともと頭を悩ませながら、半分は気が乗らずにこなしているものだから気が散りやすく、「ちょっと休憩にYouTubeでも見るか」なんて、時間の無駄遣いをしてしまった経験は皆あると思う。

とりあえずは簡単に短時間で出来る仕事からやり始めて、エンジンをかけることである。

調子が上がってくると、意欲が自然に湧いてきてスピードも上がり、難しい事でも不思議と苦にならずこなせるようになってくるものである。

それと、その場で簡単に済む仕事は面倒臭がらず、その都度、片づけておく習慣をつけることである。

 

3、その仕事の目標終了時間を決める

仕事の目標終了時間の設定を行うと、必然的に作業効率が上がる。

時間の経過を意識することで、余分な休憩時間を取ったりせず、集中して仕事を続けることが出来る。

 

4、それでも出来ない分量の仕事がある時は、人に任せる

予想外の予定が入ったり、予想以上に時間がかかってしまったりなど、どうしても間に合いそうにない仕事が発生することもある。

そんな時は迷わず人に任せることである。

但しここでの注意点は、その仕事の内容を自分自身が完全に把握出来ていなければならないということである。自分自身が把握出来ていない仕事を人に任せると不安にかられる。それ故、今こなしている仕事に対して集中することが出来ず、作業効率を下げてしまうことになる。

しかし自分自身が把握していれば、即座に仕事途中の相談にも乗れるし、イレギュラーが発生しても共に考える事が出来る。

私は不安症であるが、自分が完全に把握してからであれば、人に任せることへの不安はあまり感じなくなるのである。

 

5、忘れないためにメモを作っておく!

私は一日の仕事の終わりに、明日やらなければならないことを忘れないために、簡単なメモも作っておくようにしている。

明日一日のやらなければならない仕事のリスト(簡単な内容・時間・ポイント)をメモに書き出しておくと、翌日の朝、その日一日の仕事の優先順位を付けることが容易に出来る。

 

 

時間は意識して作らないと出来ないものである。

人在(なんとなく仕事をしている人)と人財(会社の宝のような人。自ら考え行動する人)の大きな差の一つは、時間を意識して効率的に仕事をしているかどうかである。